CDE, ¿repositorio único o matrioska?

Nadie niega que el gestor documental, es una de las piezas más importantes en la transferencia de información que componen el CDE. Junto con el correo electrónico, suele ser uno de los elementos para la transferencia de información (preexistentes a la venida del BIM), entre los agentes de un proyecto.

Si bien, muchos profesionales del sector, esperaban recibir recomendaciones en relación a la gestión de modelos de información de esos gestores documentales. La realidad es que ni la ISO 19650, ni los anejos o documentos nacionales llegan a especificar nada al respecto. Y la realidad es que sí, existen funcionalidades críticas a demandar al gestor documental especialmente cuando no existan otros componentes en el CDE. Por ejemplo,  debe tener funcionalidades de visualización de modelos, acceso a elementos y propiedades del modelo. En la siguiente tabla, puede verse un ejemplo de esas funcionalidades necesarias al gestor documental en un proyecto con modelos de información. 

Ej. recomendaciones de ACCIONA relativas a la funcionalidad de los gestores documentales 

Pero, que la gestión documental gane en funcionalidad “BIM”, no significa que sea un concepto intercambiable con el CDE. En el Gestor documental, el elemento mínimo a gestionar es el documento (Repositorio de cajas negras de información, codificada, con metadatos y flujos asociados). En cambio, en un CDE el elemento mínimo a gestionar está por debajo de la entidad documento, pues son los datos existentes dentro de él. (Una base de datos de la información del proyecto).

Ejemplo: Imaginemos un CDE compuesto únicamente por un gestor documental sin visor de modelos donde se almacenan 20 sub-modelos de un tamaño aproximadamente 4 TB. El gestor no nos permitiría acceder a ninguna pieza de información por debajo del fichero. Para cada consulta, requerirá descargar los modelos e incluso disponer de otra segunda solución que nos permitiera acceder a la información buscada. 

Este escenario anterior, en la práctica, no sería viable en proyectos de cierta envergadura por su ineficiencia.

En resumen, la gestión de la información, es mucho más que la mera gestión de los documentos.

La gestión de la información de un proyecto es tan compleja y variable, que difícilmente puede abordarse como un proceso homogéneo. Cada tipología de información, los intervinientes, los procesos, la fases y los objetivos que se buscan cubrir, definen unas necesidades particulares de interacción en ese CDE. Estos requisitos y funcionalidades específicas de un proceso definen un caso de uso del CDE.

Ejemplo: En un mismo proyecto puede ser necesario usar el CDE para la gestión documental entre los equipos de una obra, y al mismo tiempo, necesitar el CDE para coordinar la producción colaborativa entre las ingenierías del proyecto. 

Según la norma EN ISO 19650, el adjudicador es el responsable de definir el CDE de proyecto. Esto tiene todo el sentido, ya que el principal fin de la información generada en el proyecto, es cumplir con los requisitos de información del adjudicador...Pero entonces, si estamos de acuerdo ¿Dónde está el problema de esta simplificación?

Bien, en este caso la sobre-simplificación está en el adjetivo “completo”. Si continuamos leyendo la norma, también encontraríamos que la parte adjudicataria principal puede definir el CDE del equipo de desarrollo e incluso que cada una de las partes adjudicatarias podrían definir otras que afecten a sus espacios privados (Work in progress). ¿Esto cómo se traduce? Pues que el adjudicatario definirá las partes del CDE que le interese, dejando aguas abajo, abierto el resto de componentes del CDE al resto de agentes.

¿Por qué sucede esto? Pues, por un lado, es debido a que hay casos de uso del CDE que carecen de un valor claro para el adjudicador y con todo derecho no los define.

Ejemplo: Un cliente define el gestor documental del proyecto. La parte contratante principal requiere además una herramienta para el control de la calidad a pie de campo.  Ambas soluciones son partes del CDE del proyecto. 

En otras situaciones, el cliente solo querrá definir una parte especifica de un uso BIM:

Ejemplo: Un cliente solo quiere definir la parte del CDE (el uso) relativo a la entrega documental del proyecto y para ello define un gestor documental específico únicamente para las entregas a cliente. La gestión documental entre los equipos de diseño o las transferencias internas de datos entre constructor y subcontratistas no están cubiertas por la solución del cliente y deberán ser definidas por el resto de agentes si así lo consideran. 

Por último, y este caso puede ser algo más difícil de comprender. Puede darse el caso de que un agente defina un uso del CDE concreto en base a unas funcionalidades, que, al no contemplar otras funcionalidades críticas para otro agente, convierta esta solución en poco productiva. Esto puede desembocar en que aparezcan diferentes soluciones para un mismo caso de uso.

En resumen, las necesidades de los diferentes equipos de trabajo y los estados de la información pueden requerir implementarse en componentes de CDE diferentes para un mismo uso.  

Como resumen de los puntos anteriores podemos afirmar que:

• El CDE es más que la gestión documental y la coordinación de BIM.
• El CDE puede estar compuesto de múltiples soluciones que cubren casos de uso distintos.
• Un mismo caso de uso del CDE puede estar implementado en varias soluciones software dependiendo del estado de la información o las funcionalidades requeridas por los agentes.

El CDE, debemos verlo como un ecosistema de soluciones de colaboración entre los agentes del proyecto. El número de soluciones que lo componen vienen derivadas de la complejidad del proyecto, los agentes implicados, los casos de uso a implementar y los estados de la información (y seguramente otras variables como la fase de proyecto o el marco contractual).

Resulta urgente, que empecemos a desglosar en nuestros EIR y BEP´s, los diferentes casos de uso/ soluciones que componen nuestro CDE. Cuanto antes empecemos a trabajar así, antes pondremos el foco en el verdadero reto del intercambio de la información, la transferencia de información (y metadatos) entre los diferentes software que conforman el CDE del proyecto y el aseguramiento de una única fuente de verdad actualizada.  

A continuación, se define un ejemplo real de un contrato Diseño y Construccion. En él se muestra un ejemplo de cómo conformar el CDE en un proyecto complejo. Se han tomado las mismas dimensiones explicadas en el documento para su definición. (Agentes implicados, Casos de uso a desplegar y Estado de la información). 

1. El adjudicador define los casos de uso y a los agentes a involucrar en cada área del CDE para la información en estado “Publicado” (Información contractual). En el ejemplo, se define la gestión documental (❶), las ordenes de cambio y RFI´s (❸) y la gestión contractual (❷), en este último caso solo de sus adjudicatarios principales.

2. De igual forma, el adjudicador define la información a gestionar en estado “compartido” (pre-contractual) de los casos de uso de su interés. En el caso concreto de la gest. documental (❶) define la solución software para la aprobación de la documentación generada por parte del adjudicador (Estado S5 en las guías británicas). Dando libertad al resto de agentes para implementar otras soluciones en el resto de estados compartidos de los agentes. (S0-S4). 

3. El adjudicatario principal define los espacios de colaboración compartidos. Tanto los estados compartidos de su equipo de desarrollo (S0-S4) de la gestión documental (❶), como otros los casos de uso del CDE donde el adjudicador no definió a los adjudicatarios por estar fuera de su contrato (❷), e incluso, aquellos nuevos casos de uso de interés para el adjudicatario principal (❹,❺) que no fueron definidos de ninguna forma por el adjudicador. 

4. Por último, los diferentes adjudicatarios (o equipos de trabajo) definen las soluciones propias para el Work in progress. En este caso, el Ad. Principal ha solicitado que para el caso de uso “❸ Ordenes de cambio y RFI´s” se busque una plataforma común y esta ha sido aprobada por las partes.